Gebruik je aarzeling als leidraad voor de interventie
“Als je maar weet dat ik echt niet het achterste van mijn tong ga laten zien. Veel te gevaarlijk…”
Onlangs werd ik uitgenodigd om een directieteam te begeleiden dat midden in een grote transformatie zit. Dat geeft veel stress. De becijferde besparingen blijven achterwege, mijlpalen van het uitgetekende traject zijn niet behaald, er verschijnen verontrustende berichten in de pers, één van de directieleden heeft zich ziek gemeld, de organisatie is ontevreden en moe. Of ik een gesprek wil begeleiden met het team om ‘opnieuw te verbinden, nieuwe energie te vinden, gedeelde richting te bepalen’. Dit is spannend en moedig van het team. Het vergt ook van mij als facilitator dat ik zelf in staat ben over mijn angst heen te stappen of, sterker nog, deze aarzeling juist te gebruiken als leidraad voor mijn interventies.
Hard rennen en toch niet vooruitkomen
In de woorden van de voorzitter: ‘het voelt alsof iedereen heel hard op de plaats aan het rennen is. Ik zie de inspanning, ik voel de energie die gegeven wordt. Maar we komen niet vooruit. En hoe langer dit duurt, hoe meer ieder team lid voor zichzelf gaat hollen. Er wordt kneiterhard gewerkt, maar niet meer samen. Het lijkt wel alsof we elkaar niet kunnen vinden, er zijn steeds meer no-go areas. We vermijden elkaar aan te spreken en conflicten uit te spreken. Kleine irritaties monden uit in grote fricties. Je zult begrijpen, het plezier is ver te zoeken. Ik maak me zorgen over de motivatie en het uithoudingsvermogen van mijn team. Onze realiteit is te complex om met halve slagkracht op het veld te staan.’
Ik ben geïntrigeerd. De individuele teamleden doen hun uiterste best. En toch krijgen ze niet voor elkaar waar ze op uit zijn. Dat is lastig en kost het team veel energie. Ik ga graag met ze in gesprek. Eén gesprek is niet veel om zo’n complexe uitdaging aan te pakken, maar het is een begin. De eerste stap, vaak de lastigste.
Er gaan koppen rollen
In de voorbereiding vraag ik ze me te vertellen wat er speelt in het team, en dan met name in de manier waarop ze met elkaar omgaan. Ze vertrouwen me veel toe; wat er de afgelopen maanden fout ging, dat ze zich niet gehoord en gezien voelen, hoe de verwijten over en weer gaan en hoe ze er voor kiezen dan maar alleen de schouders er onder te zetten. Teamleden houden de kaarten tegen de borst, durven zich niet meer bloot te geven. De communicatie is strategisch, het beoogd effect van de interactie staat vast. Er is geen ruimte meer voor onderzoek, onbevangen luisteren. Het is te gevaarlijk om in volle transparantie te vertellen wat er speelt. ‘Als ik eerlijk ben over wat ik zie, krijg ik ruzie, of erger nog, word ik teruggepakt zodra de kans zich voordoet’. Voor sommigen lijkt het alsof er geen weg meer terug is. ‘Het is te laat, dit krijgen we niet meer gekeerd. Er gaan koppen rollen.’
Diep van binnen zijn we benauwd om gekwetst te worden
Langzaam maar zeker is er angst het team ingeslopen. En de manier om die angst te bezweren is vooral ontkennen, negeren en conflict vermijden. Als mens zijn we nu eenmaal geneigd om confrontatie uit de weg te gaan. Omdat we diep van binnen benauwd zijn om gekwetst te worden of de ander te kwetsen. Of omdat we denken dat we niet de tijd hebben om hier aandacht aan te besteden.
Deze reactie is overigens diep verankerd in ons onbewuste brein. Dat waakt over ons, zodra het gevaar detecteert neemt het maatregelen. Onze eerste impuls is dat we zorgen dat we de potentiële bron van gevaar uit de weg gaan (flight response), negeren (freeze response) of aanvallen (fight). Zie ook https://www.youtube.com/watch?v=jEHwB1PG_-Q voor een overzicht van hoe dit werkt. Maar waar deze respons bij reëel gevaar behoedt voor beschadiging, is deze respons in het geval van onuitgesproken conflicten niet erg behulpzaam.
Ik krijg een beeld van wat er aan de hand is. De teamleden zijn ieder voor zich hard aan het werk en ze kunnen elkaar niet meer naadloos vinden. Ze zijn gestopt met elkaar op te zoeken omdat er aanvaringen zijn geweest, irritaties en dat het meer energie kost om met elkaar te praten dan dat het oplevert.
Op zoek naar de goede reden om toch met elkaar in gesprek te gaan
Nu ga ik op zoek naar de goede reden voor alle leden van het team om toch met elkaar in gesprek te gaan. Datgene waarvoor ze bereid zijn om over hun angst heen te stappen. Iets dat maakt dat het de moeite waard is zich uit te spreken en op te zoeken waar het schuurt in plaats van vermijden. Het gezamenlijk doel dat de individuele aarzeling overstijgt. Als dat er niet is, heeft het geen zin om aan het gesprek te beginnen. Dan prevaleert de angst.
Ik vraag ieder teamlid mij te vertellen wat voor haar of hem het gesprek zinvol zou maken. ‘Jij gaat een paar uur van je tijd investeren, wat zou voor jou een waardevol rendement zijn?’. Als ik doorvraag, zeggen ze allemaal hetzelfde: ‘Zo frustrerend, want ik weet zeker dat we allemaal uit zijn op hetzelfde: een succesvolle transformatie van de organisatie.’
Dat geeft moed. Het team weet niet goed meer hoe ze in gesprek kunnen komen, maar ze weten wel waarom ze met elkaar in gesprek willen komen. We kunnen aan de slag.
De gedeelde intentie als veilige basis
Als ik met het volledige team aan het werk ga, kies ik de gedeelde intentie als start punt voor het gesprek. Het gezamenlijk belang dat er wel is, maar niet altijd over en weer herkend wordt. Ik vraag iedereen zijn eigen beelden te delen aan de hand van de volgende vragen: ‘Waar ben je op uit? Waar krijg je energie van?’
Dat hebben de teamleden mij al in de voorbereiding verteld, maar nu delen ze het ook met elkaar. Ze zijn verrast hoe veel overeenkomst er in de beelden te zit. In de kern deelt het team nog steeds dezelfde intentie. Er is nog steeds een gezamenlijk doel. In de praktijk ziet dat er vaak anders uit. Daardoor lijkt het alsof ze elkaar niet meer kunnen vinden, elkaar tegenwerken soms.
Terwijl we dit met elkaar bespreken komt er veel energie vrij, er is herkenning, er ontstaat een gevoel van verbinding. Het besef dat ze op hetzelfde uit zijn verzacht de discussie. Omdat de gedeelde intentie de individuele verschillen van inzicht overstijgt. Zo dient de gedeelde intentie als anker. Dit is een mooie basis om constructief het gesprek aan te gaan.
Dan is het tijd voor de volgende stap. In de weg van de gedeelde intentie ligt immers nog steeds de individuele onmacht om elkaar op te zoeken. En de angst dat het fout loopt als ze echt met elkaar in gesprek gaan.
Door het vinden van de gedeelde intentie hebben we een veilige basis gecreëerd. Ik vraag ze hoe ze nu de samenwerking beleven. Ik weet dat het belangrijk is dat iedereen ongecensureerd het eigen verhaal vertelt. Ongezouten, eerlijk, open en kritisch met elkaar in gesprek te gaan. Zonder kaarten in de mouw, alles op tafel.
Juist als het spannend wordt er vol instappen
Ik herken vaak een aarzeling in het team als we deze fase van het gesprek in gaan. Nu we het gezamenlijk doel tastbaar gemaakt hebben, komt de kans om te bespreken waarom we de afgelopen tijd daar niet als eenheid naartoe aan het werken zijn. Als facilitator voel ik dat ook in mijn eigen lijf, een duidelijk merkbare spanning. Het moment waarop ik denk, ‘nu kan ik beter even m’n mond houden, afstand nemen, niet de sfeer verstoren’. Toch gebruik ik de aarzeling als cue om in het gesprek te weten waar ik dieper in moet gaan en waar ik los kan laten.
Want, ook al heb ik dit al veel vaker gedaan, die aarzeling blijf ik voelen. Ook ik blijf het liefst weg bij conflict omdat ik het voor mezelf veilig wil houden. De energie die ik besteed aan het wegdrukken neem ik dan voor lief.
Maar ik weet, dat gaat niet helpen. Sterker nog ik weet steeds beter dat mijn eigen ervaring leidraad is voor wat me te doen staat. De meeste impact heb ik als ik mezelf toesta te voelen hoe spannend ik het vind én tegelijkertijd toch door te pakken. In te stappen in plaats van weg te stappen, want ik weet ‘hier is iets te halen’.
Dus nodig ik de teamleden uit te delen wat ze dwars zit. Dat vraagt moed. De bereidheid om over de eigen schaduw heen te stappen. Toch in alle transparantie vertellen wat er dwars zit, ook al is er dan (zo voelt het in ieder geval) het risico een relatie te beschadigen. Want paradoxaal genoeg is het uitspreken van datgene wat het minst uitgesproken wil worden precies datgene wat de opening creëert om elkaar terug te vinden.
Voorbij de wrijving ligt de waarde
Verschillende keren in het gesprek ervaren we dat er weer wrijving ontstaat. Een teamlid gebruikt net te felle bewoordingen waardoor een ander zich toch aangevallen voelt. Of iemand zegt dat het onzin is wat er gezegd wordt terwijl een ander dat juist enorm belangrijk vindt. Door goed in contact te blijven met mijn eigen aarzeling weet ik wat de cruciale momenten zijn. Juist dan even doorpakken maakt dat er werkelijk iets aan de orde mag komen dat wezenlijk is. Door mijn eigen aarzeling heen, in verbinding met de gedeelde intentie, de kern van het probleem aanraken en ruimte geven.
Het team waarmee ik werk overbrugt in een middag kloven die in maanden zijn opgebouwd. Omdat ze met het gezamenlijk doel weer in het vizier weer durven uitreiken naar elkaar. In plaats van elkaar kwijt te raken in verschillen zoekt het team weer naar overeenkomsten. Ze laten zich zien en zijn bereid naar elkaar te kijken. Ze spreken én luisteren. Ze horen en worden gehoord. Mijn rol is het ze op de momenten dat ze aarzelen, respectvol en met liefde uit te nodigen om toch door te zetten. Omdat voorbij de wrijving de wezenlijke waarde ligt. Spannend, maar noodzakelijk.
Waar zit jouw aarzeling?
Als facilitator ben je primair je eigen instrument. Herkennen waar jouw aarzeling zit is een eerste stap om impactvol te kunnen interveniëren. 3 tips om mee af te sluiten:
1. Ga alvast aan de slag om zicht te krijgen op je eigen ervaring met onuitgesproken conflict, de gedeelde intentie en je eigen aarzeling. Check de komende dagen bij jezelf: herken je de aarzeling? Wat zie je jezelf dan doen? Stap je in of stap je weg? In de volgende blogpost delen we met je een aantal vragen om daar wat specifieker bij stil te staan.
2. Bekijk de video over Embracing Conflict as Path van Diane Hamilton. Een boeiend verhaal over hoe conflict een krachtige pointer is voor je interventies:
3. We delen onze ervaringen graag met je in het Liberation of Facilitation programma.
LOF is een facilitator development programma dat je ondersteunt op je weg naar meesterschap in het faciliteren van teams. Wil je meer weten? Bekijk het programma hier.
Of neem contact op via jeroentje@liberationoffacilitation.com om verder te onderzoeken.